Privacy protocol

Social Return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is het van belang te weten welke resultaten het toepassen van Social Return bij aanbestedingen oplevert. Een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van Social Return is goede monitoring en handhaving. De coördinatiepunten Social Return van Drenthe, Friesland en Groningen maken gebruik van de Social Return Monitor als digitale omgeving waar gegunde projecten (of opdrachten) met een Social Return contractafspraak in één overzicht staan. In dit protocol wordt een aantal privacy technische elementen benoemd die van belang zijn om de privacy van kandidaten te kunnen waarborgen door zowel de opdrachtnemers als de opdrachtgevers bij het gebruik van de Social Return Monitor.

Doel

Via de Social Return Monitor wordt gemonitord welke projecten met Social Return worden aanbesteed, welke opdrachtnemer de opdracht gegund krijgt, en hoe de SR-verplichting wordt verantwoord. Om dit te kunnen doen worden zowel de prestaties als de resultaten gemeten.

Prestatie meten van opdrachtnemerOpdrachtnemers maken bij aanvang van de opdracht vaak een plan van aanpak waarin onderandere staat hoe zij de Social Return verplichting gaan invullen. Opdrachtgevers monitoren de Social Return afspraken om na te gaan of een opdrachtnemer deze nakomt. Goede monitoring helpt ombedrijven tijdig te ondersteunen wanneer de invulling van Social Return achterloopt en kan bijdragen aan transparantie en een eerlijk speelveld voor opdrachtnemers.
Resultaten meten Social ReturnMet monitoring worden de resultaten van Social Return inzichtelijk gemaakt. Met deze resultaten kunnen rapportages worden opgemaakt die worden verwerkt in de reguliere (bestuurlijke) verantwoording. De verantwoording geeft inzicht in financiële en maatschappelijke resultaten, bijvoorbeeld welke doelgroepen met inzet van Social Return aan het werk zijn gekomen. Wanneer een Social Return eis niet wordt gecontroleerd, ontstaat er mogelijk een oneerlijk speelveld voor (potentiële) opdrachtnemers.

Categorie persoonsgegevens

In het kader van genoemde doeleinden worden de volgende persoonsgegevens verwerkt in de Social Return Monitor:

NAW gegevens;
Geboortedatum;
Gegevens over uitkering/doelgroep (P-wet/Wajong/WW/WIA/,WSW/Student/NUO);
Gegevens over arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst.

Grondslag

De opdrachtgever vraagt opdrachtnemers aan te tonen wat hun inzet voor Social Return is. Opdrachtnemers registreren hiervoor gegevens in de Social Return Monitor. Voor verwerking van persoonsgegevens is een grondslag nodig. Bij het verwerken van persoonsgegevens binnen de Social Return monitor zijn twee grondslagen vereist.De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door opdrachtnemers is vastgelegd in art. 6 lid sub b AVG namelijk de (arbeids- c.q. inleen- c.q. stage-) overeenkomst die met de kandidaat wordt gesloten. Verder dient de kandidaat aan de opdrachtnemer toestemming te verlenen voor het verwerken van zijn of haar gegevens in de Social Return Monitor op grond van art. 6 lid 1 sub a AVG. Voor de Coördinatiepunten Social Return (CSR’s) is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens het algemeen belang zoals vastgelegd in art. 6 lid 1 sub e AVG. De CSR’s hebben een uitvoeringstaak maar ook een verantwoordingstaak vanuit de Participatiewet.

Verantwoordelijkheid/veiligheidsmaatregelen

De CSR’s zijn verwerkingsverantwoordelijk (in de zin van de AVG) en daarmee ook eindverantwoordelijk voor een goed functionerend monitoringsysteem. De opdrachtnemers blijven verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens die in de Social Return Monitor worden gezet. In het kader van de informatieplicht zijn opdrachtnemers gehouden om diens kandidaten te informeren over de monitoring.

Bewaartermijnen

Voor het waarderen van archiefbescheiden zijn partijen binnen de CSR’s gehouden aan de vastgestelde Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020 (en voorlopers) en de algemene kaders over bewaartermijnen (bijv. AVG). Op grond van de Selectielijst 2020 (toezicht en handhaving) wordt uitgegaan van een bewaartermijn van vijf jaar. Partijen binnen de CSR’s kunnen hiervan afwijken. Vernietiging vindt plaats nadat de bewaartermijn van deze selectielijst is verstreken.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om hun gegevens in te zien, te wijzigen, bezwaar te maken en al dan niet gedeeltelijk te laten verwijderen uit de Social Return Monitor. Hiervoor dienen betrokkenen zich te wenden tot een van de CSR’s. Voor het indienen van een verzoek en voor vragen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens kan de betrokkene contact opnemen via SocialReturn@werkinzicht.nl

Geheimhouding

Alle gebruikers, opdrachtnemers, opdrachtgevers en accountmanagers zijn gehouden aan de geheimhouding ten aanzien van de persoonsgegevens die verwerkt worden in de Social Return Monitor.

Groningen, oktober 2021

Op het gebruik van de Social Return Monitor is ons Privacy protocol van toepassing. Als u het protocol heeft gelezen, klik dan op de button. U kunt het Privacy protocol later terug lezen via de menukeuze Algemene Informatie.

Heeft u vragen over het Privacy protocol, mail dan naar socialreturn@werkinzicht.nl